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2020年4月7日

意思表示カードで円滑なコミュニケーションを!ウェブ会議・テレビ会議をうまく進めるコツ

鈴木 裕太
執筆者 鈴木 裕太
この記事は2020年4月8日に最終更新しています。

昨今の状況の影響で、テレワークやウェブ会議を推進する企業が増えており、弊社フォノグラムでもお客様とウェブ会議を行うことが多くなってきました。

我々、フォノグラムがウェブ会議で試行錯誤する中、見つけた「ウェブ会議をうまく進めるコツ」について、弊社のお客様、そして弊社と同じ状況の企業様に向けて、紹介します!

3行でざっくり説明すると…

  • まずは、接続テストや資料の用意などの、事前準備が重要
  • ウェブ会議は、対面の会議よりもコミュニケーションでのトラブルが起きやすい
  • 「意思表示カード」を使用して円滑なコミュニケーションを取れるようにしましょう

1.ウェブ会議の準備について

まずは、ウェブ会議の準備について「参加者向け」「主催者向け」に分けて紹介します。

ウェブ会議参加者向け 準備項目

①事前接続テストにご協力ください。

会議前日までに、実際にウェブ会議を行うことができるかを確認します。
ブラウザの種類、会社のセキュリティ環境、パソコンの不具合などにより、接続できない場合もあります。実際のウェブ会議で使用するパソコンを準備し、接続テストを行ってください。

②会議の5分前には、アプリ・サービスの接続確認をお願いします。

会議当日、5分前には、接続確認をお願いします。音は聞こえるか、マイクはオンになっているか、カメラはオンになっているかを確認お願いします。

③事前に共有されている資料があれば、ダウンロードし手元に印刷をお願いします。

画面でも共有しますが、文字が小さく見えづらい場合もありますので、事前に印刷をお願いします。

ウェブ会議主催者向け 準備項目

①接続テストを行う。

お客様の環境によっては、ウェブ会議サービスが利用できない場合もあるので、会議前日までには、接続テストをしておきましょう。

②前日までに議題と資料を共有しておく。

必ず事前に会議の目的と議題を共有します。資料を共有する場合は、その資料が事前に目を通してほしいものなのか、ウェブ会議の時に使う資料なのかを明確にしておきましょう。
議題が共有できていなければ、今何の話をしているのかが、わからなくなるので気をつけましょう。

③社内で話す人と議事録と書く人を決めておく。

複数人でウェブ会議を行う場合は、社内でメインで話す人と、議事録を書く人を決めておくと、話すことに集中することができます。

④資料をスムーズに画面共有できるように準備をしておく。

画面共有の方法は、ツールによって異なります。どのような方法で行えば、スムーズに切り替えられるかを事前に確認しておきましょう。社員間のパソコンを利用して、リハーサルを行うもの良いです。

⑤議事録を共有する。

準備とは、話がそれますが議事録も重要です。特にウェブ会議では、声が聞き取りづらく、話の内容に認識違いがあることも少なくありません。認識違いがないかを確認するためにも、ウェブ会議の議事録をお客様に共有するようにしましょう。

2.ウェブ会議で起こりやすいトラブルと上手に進めるコツ

次に、実際にウェブ会議が始まってから起こりやすいトラブル、そして会議を上手に進めるコツについて紹介します。
この内容は、「ウェブ会議参加者」「ウェブ会議主催者」どちらにも当てはまります。

ウェブ会議で起こりやすいトラブルについて

実際に弊社でウェブ会議を行ったときに起きたトラブルについて、まず紹介します。

①見えない、聞こえない、話が届かない。

カメラがオフになっている、マイクがミュートになっているなど、サービスの設定、パソコンの設定などによって発生します。

②誰が話しているのかがわからなくなる。

複数人同士でウェブ会議を行う場合、誰が話しているのかを画面では判断できない場合があります。
最近だと、マスクをつけてウェブ会議に参加することも多いので、誰が話しているかわかりづらいこともありました。

③誰に話しているのかがわからない。

複数人同士でウェブ会議を行う場合、会議の仕組み上「目が合う」ということがないので、誰に話しているがわからなくなることが、多く発生します。

④話し終わっているのか、話すことを考えているのかがわからない。

ウェブ会議時に沈黙が続くこともあります。この時、話し終わったのか、話すことを考えているのか、それともネットワーク不調で音声が届いていないのかなどが判断がつかない場合があります。

⑤会話がかみ合わない。

誰に話しているかわからない、声が聞き取りづらいなどによって、話がかみ合わないことがあります。

⑥発言しづらい。

ウェブ会議では、相手の細かい表情を見る事ができず、状況もわからないので、発言しづらい場面があります。また、相手の話が理解できなくても、相手が話を続けていると、割り込みづらいこともあります。

トラブルを防ぎスムーズに進行するコツ

弊社が実際にウェブ会議を行うなかで見つけたコツについて紹介します。

①事前準備は念入りに。

接続テスト、マイク、カメラ、音量などの確認をウェブ会議前にしっかり行いましょう。画面共有する資料については、操作をリハーサルしておくと尚良いです。

②話すときは名乗ってから話す。

誰が話しているかを明確にするためにも、「○○です。~~については、」という風に、名乗ってから話すようにしましょう。

③話かけている相手の名前を呼んでから話す。

誰に対して話しているかを明確にするために、「○○さんに質問なのですが、」という風に、相手の名前を呼んでから、話しましょう。

④しゃべり終わるときは、「以上です」など意思表示を行う。

まだ、話し続けているのか、話終わったのかをわかるようにするためにも、「以上です」のように話終わったことを意思表示する言葉を使いましょう。

⑤聞こえなかった場合は、遠慮せずに聞きなおす。

認識違いなどを防ぐためにも、聞き取れなかった場合は、遠慮せずに聞きなおしましょう。それでも聞き取れない場合は、ツールを再読み込み・再接続してみると改善されるかもしれません。

⑥リアクションはいつもの2倍を心掛ける。

ウェブ会議では、対面の会議よりも相手の表情を読みづらいです。話が聞こえているのか、理解してもらえているのかなど、不安になることも少なくありません。
いつもよりも相槌や首振りなど、リアクションを大げさにすると相手にも状況が伝わりやすくなります。

3.トラブルから生まれた「ウェブ会議3大ノウハウ」

最後に、ウェブ会議でのトラブルから生まれた、具体的なノウハウについて紹介します!ぜひ、参考にしてみてください。

【ノウハウ①】音声トラブルが続く場合は携帯を使う!

ネットワークの不調や音声トラブルはどうしても避けられません。
そんな時はその場で携帯電話をつなぎスピーカフォンなどで対応しましょう。

事前にネットワーク不調の場合の対処法を考えておくと慌てずに対応することができます。

【ノウハウ②】名前はめちゃくちゃ大事!名前がわかる仕組みを作ろう!

ウェブ会議では、名刺交換ができず、名前を一度聞いただけでは、覚えられないこともあるはずです。
名札やネームボードを準備しておくと、「名前がわからない!」というトラブルを防ぐことができます。

何か発言や質問をするときは、名前を呼んでから話すべきだと、先ほど紹介しましたが、名前を忘れてしまうとこのテクニックを使うことができません。

【ノウハウ③】声を出さなくても意思を表示できる!「意思表示カード」を使う!

例えば、相手の話が理解できない場合、話をさえぎって質問するのは難しいですよね。そんなときでも、「伝えたいメッセージが書かれたカード」があれば、自分の意志を伝えることが可能です。
音声のトラブルが起きたとしても、カメラさえ作動していれば、相手の話をさえぎることなく、意思を表示でき、スムーズにコミュニケーションが取れるようになります。

ウェブ会議のコミュニケーションを円滑にし、会議を上手く進めるためにも、ぜひ「意思表示カード」を利用してみてください~!

「意思表示カード」は、下記よりダウンロードしていただけます。

ウェブ会議・テレビ会議をうまく進めるコツ

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10ページ構成のpdf資料です。 多人数同士のウェブ会議でご活用いただける「大サイズ」、少人数同士のウェブ会議でご活用いただける「小サイズ」のカードが含まれています。 是非ご活用ください。 容量:320KB

じっくり読んでる時間は無いよ〜というあなたも、ご安心ください。

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